Как увеличить вероятность того, что задачи будут выполнены в срок, именно те, что надо, и без испорченных отношений.

Характеристики таких задач:

• с негорящим сроком. Для какой-то задачи "негорящий" — это день, для какой-то — месяц. Мы можем не быть погруженными в процессы коллег и чего-то не знать, так что лучше уточнять, реален ли наш срок.
• с точным дедлайном. "АСАП" — не дедлайн. "Я проебался, и всё надо было вчера" — тоже не дедлайн. Дедлайн — это "до 12:00 МСК 30.11".
• чёткие. К тексту — требования по объёму и акцентам; к дизайну — референсы и цветовая гамма; и т.д. Если вы хотите получить ответ, имеет смысл задавать вопрос. Просто скинуть в чат какую-то информацию — это не вопрос.
• обсуждая. В начале больших процессов лучше провести звонок с обсуждением основных моментов и шагов с теми, кто будет вовлечён, и потом сделать текстовое резюме разговора. Текст без разговора часто только путает, разговор без текста — забывается. Хорошо, если в организации есть для этих целей какие-то регулярные встречи людей, принимающих решения.
• распределяя зоны ответственности, и разбивая большие задачи на маленькие: "давай к началу месяца подготовим текст" — задача, обречённая на провал: непонятно, кто что должен сделать, а начало месяца для кого-то первого числа, для кого-то — до 15го. "Давай до 30го подготовим текст: к 20 я соберу фактуру, пришлю тебе на согласование, ты до 25 отпишешься, есть ли комментарии, останется несколько дней на финальную редактуру — это я возьму на себя" — задача, в которой понятно, кто именно, что и когда должен сделать. Отписаться до 25го становится задачей второго человека автоматически, и уже он несёт за неё ответственность.

<aside> 💡 И ещё предлагаю руководствоваться правилом экономить время других, а не своё

</aside>

Тем самым часто вы сэкономите как раз время своё. Если вы бросите какую-то недостаточно чёткую просьбу в чат, с большой долей вероятности она будет неправильно понята, и вам придётся или объяснять всё всё равно, или переделывать/просить переделывать работу. Лучше объяснить и проговорить всё сразу (может даже быстро созвониться).

Соблюдение этих правил — не панацея, конечно, но точно может увеличить эффективность процессов.

Это материал блога про менеджмент в НКО и активизме “Всё получится”. Подписывайтесь на телеграм-канал, чтобы не пропускать обновления, делитесь своим мнением в комментариях.

Читать дальше: